Việc hoàn thiện xây dựng cơ bản và lắp đặt thiết bị chỉ là điều kiện cần đối với một dự án nhà máy dược phẩm tiêu chuẩn EU GMP. Điều kiện đủ để đưa nhà máy vào vận hành thương mại nằm ở khả năng chứng minh tính tuân thủ và hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng Dược phẩm (PQS) trước cơ quan quản lý.
Thực tiễn triển khai các dự án cho thấy, những sai lệch về tuân thủ (Compliance Gaps) nếu không được nhận diện và xử lý sớm sẽ dẫn đến nguy cơ không đạt yêu cầu trong đợt thanh tra chính thức. Hệ quả là phát sinh chi phí khắc phục (Remediation cost), kéo dài thời gian chờ cấp phép và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thu hồi vốn (ROI) của chủ đầu tư.
Để kiểm soát các yếu tố bất định này, Đánh giá khoảng cách (Gap Assessment) và Thanh tra thử (Mock Audit) được xác định là hai hoạt động Quản lý rủi ro chất lượng (QRM) bắt buộc trong giai đoạn chuẩn bị. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy trình và giá trị thực tiễn của hai công cụ này đối với sự thành công của dự án.
1. Bài Toán Rủi Ro Khi "Vượt Rào" Thanh Tra Quốc Tế
.png)
Theo quy định của EMA (Cơ quan Quản lý Dược phẩm Châu Âu) và PIC/S, tiêu chuẩn GMP hiện đại đã chuyển dịch từ tư duy "Kiểm tra chất lượng" sang "Quản lý rủi ro chất lượng" (QRM).
Việc nộp hồ sơ đăng ký thanh tra khi hệ thống chưa được rà soát kỹ lưỡng tiềm ẩn các rủi ro lớn cho chủ đầu tư:
- Rủi ro Tài chính: Chi phí duy trì bộ máy nhân sự, năng lượng nhà máy trong thời gian dừng hoạt động để khắc phục lỗi là con số rất lớn (tác động xấu đến TCO).
- Rủi ro Cơ hội: Việc chậm có Số đăng ký (Visa) thuốc khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu thuốc Nhóm 1, Nhóm 2.
Do đó, Gap Assessment và Mock Audit được xem là khoản đầu tư bảo hiểm cho sự thành công của dự án.
2. Đánh Giá Khoảng Cách Tuân Thủ (Gap Assessment) Là Gì?
Trong ngữ cảnh đầu tư nhà máy dược phẩm, Gap Assessment là quá trình rà soát kỹ thuật chuyên sâu nhằm xác định chính xác mức độ chênh lệch giữa Thực trạng nhà máy (Current State) và Yêu cầu tuân thủ của EudraLex Vol 4 (Target Standard).
.png)
2.1. Đối tượng và Phạm vi đánh giá
Một chương trình đánh giá toàn diện phải bao phủ 3 trụ cột tài sản của nhà máy:
- Trụ cột 1: Phần cứng (Facility & Equipment Readiness)
+ Đánh giá thiết kế mặt bằng công nghệ, luồng di chuyển (Flow) để ngăn ngừa nhiễm chéo.
+ Đánh giá tính năng thiết bị (HVAC, Nước, Khí nén) so với các yêu cầu mới nhất của Annex 1 (2022).
- Trụ cột 2: Hệ thống quản lý (PQS & Documentation)
+ Rà soát cấu trúc hệ thống tài liệu, quy trình thao tác chuẩn (SOPs).
+ Kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống quản lý dữ liệu (Data Integrity).
- Trụ cột 3: Năng lực nhân sự (Personnel Competency)
+ Đánh giá cơ cấu tổ chức và năng lực của các nhân sự chủ chốt (Key Personnel) như QP (Qualified Person), QA Manager, Production Manager.
2.2. Thời điểm thực hiện tối ưu
- Giai đoạn Thiết kế (Design Qualification): Để ngăn chặn lãng phí vốn đầu tư xây dựng sai quy chuẩn.
- Giai đoạn Tiền vận hành (Pre-inspection): Để lập kế hoạch ngân sách và thời gian cho việc khắc phục trước khi mời đoàn thanh tra chính thức.
3. Mock Audit (Thanh tra thử): Đánh giá tính sẵn sàng
Nếu Gap Assessment là bước chẩn đoán bệnh, thì Mock Audit là cuộc diễn tập thực chiến. Đây là hoạt động mô phỏng chính xác một cuộc thanh tra của cơ quan quản lý (EMA/WHO), được thực hiện bởi bên thứ ba độc lập.
.png)
3.1. Tại sao Chủ đầu tư cần yêu cầu Mock Audit?
- Kiểm chứng tính sẵn sàng (Audit Readiness): Đánh giá khách quan xem hệ thống đã thực sự vận hành trơn tru hay chỉ đang đối phó trên giấy tờ.
- Huấn luyện nhân sự chủ chốt: Các chuyên gia giỏi chuyên môn thường gặp khó khăn trong kỹ năng giải trình (Interview skills). Mock Audit tạo áp lực tâm lý tương đương thực tế để rèn luyện bản lĩnh cho đội ngũ tiếp đoàn.
- Chiến lược "Phòng hậu cần" (Back-room Strategy): Kiểm tra tốc độ và độ chính xác trong việc truy xuất hồ sơ, dữ liệu khi Thanh tra viên yêu cầu.
3.2. Quy Trình Thực Hiện Mock Audit Tiêu Chuẩn
Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả, quy trình Thanh tra thử phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước tương tự như một cuộc thanh tra chính thức của EMA hoặc WHO. Quy trình này có thể bao gồm các bước trọng yếu sau:
Bước 1: Họp mở đầu (Opening Meeting): Giới thiệu thành phần đoàn, thống nhất phạm vi đánh giá và lịch trình làm việc. Đây là bước để Ban lãnh đạo nhà máy thể hiện cam kết và sự hợp tác.
Bước 2: Đánh giá hiện trường (Facility Tour): Chuyên gia sẽ di chuyển theo luồng đi của nguyên liệu, nhân sự và sản phẩm (Material & Personnel Flow) để kiểm tra các yếu tố: điều kiện vệ sinh, chênh áp, thao tác vận hành và kiểm soát nhiễm chéo.
Bước 3: Truy vết dữ liệu (Data Tracing): Thực hiện truy xuất ngược một lô sản phẩm cụ thể từ khâu xuất kho thành phẩm về đến nguyên liệu đầu vào. Hoạt động này nhằm kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) và sự đồng bộ của hồ sơ lô (Batch Record).
Bước 4: Phỏng vấn nhân sự (Personnel Interview): Đặt các câu hỏi tình huống cho các Trưởng bộ phận và nhân viên vận hành để đánh giá mức độ hiểu biết về GMP và quy trình thao tác chuẩn (SOPs).
Bước 5: Họp kết thúc (Closing Meeting): Trình bày tóm tắt các phát hiện (Findings), phân tích mức độ nghiêm trọng và thống nhất phương án khắc phục sơ bộ.
3.3. Phân Loại Kết Quả & Báo Cáo
Giá trị cốt lõi của Mock Audit nằm ở Báo cáo đánh giá (Audit Report). Không dừng lại ở việc liệt kê lỗi, báo cáo cần phân loại các phát hiện theo định nghĩa của EU GMP để Chủ đầu tư ưu tiên nguồn lực xử lý:
Lỗi nghiêm trọng (Critical Deficiency): Các sai lệch có nguy cơ trực tiếp gây hại đến sức khỏe bệnh nhân hoặc cho thấy sự thất bại hoàn toàn của hệ thống quản lý chất lượng. Hành động bắt buộc: Dừng quy trình liên quan và khắc phục ngay lập tức.
Lỗi nặng (Major Deficiency): Các sai lệch không phải lỗi nghiêm trọng nhưng có thể dẫn đến sản phẩm không đạt chuẩn hoặc cho thấy sự kiểm soát lỏng lẻo.
Lỗi nhẹ/Khác (Minor/Other): Các sai lệch nhỏ không ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm nhưng cần cải thiện để đạt sự tuân thủ cao nhất.
Dựa trên bảng phân loại này, đơn vị tư vấn sẽ cùng Ban dự án xây dựng Kế hoạch hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA Plan) với lộ trình thời gian (Timeline) cụ thể cho từng hạng mục trước khi nộp hồ sơ thanh tra chính thức.
4. Các "Lỗ Hổng" (Gaps) Trọng Yếu Thường Gặp Trong Dự Án Dược Phẩm
Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho các dự án dược phẩm tại Việt Nam, GMPc lưu ý chủ đầu tư 3 khu vực rủi ro cao thường dẫn đến thất bại trong thanh tra EU GMP:
1. Toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity)
Vấn đề: Thiết bị cũ hoặc phần mềm điều khiển không đáp ứng nguyên tắc ALCOA+ (thiếu Audit Trail, quản lý phân quyền lỏng lẻo).
Giải pháp: Cần ưu tiên ngân sách cho các thiết bị đạt chuẩn ngay từ khâu Lựa chọn công nghệ.
2. Chiến lược kiểm soát tạp nhiễm (Contamination Control Strategy - CCS)
Vấn đề: Các biện pháp kiểm soát rời rạc, không chứng minh được tính tổng thể trong việc ngăn ngừa nhiễm khuẩn/tiểu phân (đặc biệt với thuốc Vô trùng).
3. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Vấn đề: Áp dụng ICH Q9 một cách hình thức, thiếu dữ liệu khoa học để biện luận cho các quyết định thiết kế hoặc vận hành.
5. Lộ Trình Tư Vấn & Giải Pháp Từ GMPc Việt Nam
Để đảm bảo dự án về đích đúng tiến độ, GMPc Việt Nam cung cấp gói giải pháp "Rà soát & Tối ưu hóa" theo lộ trình khoa học:
1. Đánh giá toàn diện (Comprehensive Gap Assessment): Xác định sai lệch hệ thống Phần cứng - Phần mềm - Con người.
2. Lập kế hoạch khắc phục (Remediation Plan): Ước tính chi phí và thời gian chi tiết để Chủ đầu tư phê duyệt.
3. Hỗ trợ khắc phục: Tư vấn kỹ thuật để sửa chữa các lỗi phần cứng và hoàn thiện hệ thống tài liệu.
4. Thanh tra thử (Mock Audit): Đánh giá lần cuối và huấn luyện kỹ năng giải trình cho nhân sự.
5. Đồng hành thanh tra: Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình đón đoàn chính thức và giải trình CAPA.
Kết Luận
Trong chiến lược đầu tư dự án dược phẩm, việc đạt được chứng nhận EU GMP/PIC/S là điều kiện tiên quyết để đưa nhà máy vào khai thác thương mại và hiện thực hóa dòng doanh thu. Do đó, Đánh giá khoảng cách (Gap Assessment) và Thanh tra thử (Mock Audit) cần được xác định là các hoạt động kiểm soát chất lượng bắt buộc trong kế hoạch tổng thể của dự án.
Tại GMPc Việt Nam, chúng tôi áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống dựa trên đánh giá rủi ro để hỗ trợ Chủ đầu tư rà soát toàn diện từ thiết kế, thiết bị đến vận hành. Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo dự án đạt được sự tuân thủ cao nhất, tối ưu hóa Tổng chi phí sở hữu (TCO) và rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường.
Để nhận được đề xuất kỹ thuật chi tiết về chương trình Đánh giá khoảng cách và Thanh tra thử phù hợp với quy mô dự án, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Ban chuyên môn của GMPc Việt Nam.
Liên hệ tư vấn trọn gói nhà máy dược phẩm tiêu chuẩn cao EU GMP
